刘立户 现场改善 企业中隐藏在受控文件背后的管理细节Controlled Document

企业中隐藏在受控文件背后的管理细节Controlled Document

文件受控, 是质量管理中十分重要的文件管理功能,关于文件受控的概念与含义,在这篇文章中《质量管理中“受控”的三层含义你理解对了吗?》有比较明确的说明。下面是受控文件管理中常用的英语表达(如果有错误敬请留言更正,谢谢):

  • 受控:CONTROLLED
  • 文件受控: Document Control
  • 受控文件: Controlled Document
  • 受控状态:Under Control
  • 发放号:Issue No.
  • 版本号: Version 

今天专门来谈一谈受控文件,特别是岗位作业指导书(简称为岗位SOP,即Standard Operation Process)的受控版本号里面隐藏的管理细节。按照受控文件版本号的管理要求,岗位SOP文件初次建立的时候,版本号应该是A0,代表着初版,如果有效的修订与改动,则版本号会相应的变化为A1、A2等,如果有大的改版,则会定义为B1、B2……C1、C2等等。

受控文件岗位SOP的版本号管理

经常在给企业进行辅导现场调研的过程中,会仔细观察特别是岗位SOP的版本号,如果发现一直都是A0,那就说明:①、要么是文控人员不懂得版本号一说,只修订了文件没有改变版本号。②、要么就是文件一直就没有修订过。对于一个发展几年乃至于几十年的企业来说,岗位SOP作为受控文件的版本号没有变化,也说明可能企业在岗位作业改善方面就没有做多少工作,或者是应付做了工作,完了就完了,巩固工作就没有扎实落地。

不论是按照PDCA还是DMAIC还是其他的改善循环,都应该在最后阶段进行标准化巩固化长效化等工作,其中就包含了“修订对应的文件包括岗位SOP”、“核算经济效益”、“进入下一个循环”等至少三个内容。所以,如果一个企业生产现场的岗位SOP文件版本号变化很少或者没有变化,那就说明:

  1. 可能是企业在文件受控管理方面存在需要改进的地方;
  2. 应付级别的改进和改善工作有进行过,但是过去了就过去了,并没有巩固下来
  3. 企业进行了对应的改善工作,并修改了岗位SOP,但是并没有注意到版本号的变化,就更不用说发放号了;
  4. 根本就没有进行过任何改善工作,生产管理一直都是照部就班。

你们公司的受控文件特别是岗位SOP文件的版本号管理有以上的嫌疑吗?

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